همانطور که به آینده دورکاری نگاه می کنیم، عبارت “دفتر مجازی” رایج‌تر می‌شود.
اگر یک شرکت دارید و هنوز نام دفتر مجازی را نشنیده اید، آماده باشید تا در ادامه به بهترین شکل ممکن اطلاعات مفید و لازم در این مورد را با هم فرابگیریم.
بوم دورکاری
همه‌گیری کووید-19 بیش از دو سال پیش آغاز شد. با گسترش این بیماری، جهان تصمیم گرفت تمام کارهای غیر ضروری را متوقف کند.
این موضوع در واقع شروع رشد سریع کار از راه دور بود. در طی این مدت، شرکت‌ها بیشتر متوجه شدند که کار از راه دور سودمندتر از آن چیزی است که انتظار داشتند.
کارمندان می توانند تعادل زندگی کاری بهتری داشته باشند و همچنان در شغل خود نیز کارآمد باشند. حتی در حال حاضر، زمانی که هیچ الزامی برای ماندن در خانه وجود ندارد، کارمندان ترجیح می دهند از راه دور بمانند.
به گفته دانشمندان داده، دورکاری به عنوان روش اصلی در بسیاری از شرکت‌ها باقی مانده است. فرصت های کاری به شکل کار از راه دور کمتر از 4 درصد از کل مشاغل پردرآمد قبل از همه گیری را تشکیل می‌داد اما به حدود 9 درصد در پایان سال 2020 و امروزه به بیش از 15 درصد افزایش یافته است.
آنها پیش بینی می‌کنند که یک چهارم تمام مشاغل حرفه‌ای در دنیا تا پایان سال 2023 دورکاری خواهند بود.
با این تغییر در محل کار، کارفرمایان در تلاش هستند تا راه های موثری برای حفظ ارتباط با کارمندان خود، بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند، بیابند.
اگرچه نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند زوم، گوگل میت یا اسکایپ وجود دارد، اما بسیاری از کارفرمایان نمی‌توانند آن‌هارا به عنوان یک راه حل بلند مدت بپذیرند.
شرکت‌ها در تلاشند به جای اینکه محیط خسته‌کننده و کم‌امکانات زوم را به تیم‌های کاری خود تحمیل کنند در پی دستیابی به روشی سرگرم‌کننده و هیجان‌انگیز برای درگیر نگه‌داشتن کارمندان هستند.
محصولی که در دنیای مجازی بسیار شایع شده است، دفتر مجازی (یا فضای کاری مجازی) نامیده می شود. این یک محصول نرم‌افزاری تعاملی است که شکاف بین کار از راه دور و احساس اینکه هنوز بخشی از یک دفتر فیزیکی هستید، را پر می‌کند.
دفتر مجازی (فضای کاری مجازی) چیست؟
در یک دفتر کار فیزیکی، کارمندان می‌توانند به دفاتر یکدیگر بروند تا سوال بپرسند، جلسات طوفان فکری داشته باشند و خارج از محل کار با همکاران خود تعامل داشته باشند.
بسیاری از کارمندان از راه دور، زمانی که اصول اولیه یک دفتر فیزیکی وجود ندارد، احساس قطع یا کمرنگ شدن تعلق به شرکت را دارند.
دفتر مجازی یک نرم‌افزار فناوارنه در فضای مجازی است که چالش‌های اینچنینی پیش روی تیم‌های ترکیبی و دورکار را حل می کند.
اصطلاح دفتر مجازی و فضای کاری مجازی قابل تعویض هستند و هردو به یک محصول حاصل از فناوری اشاره دارند. دفتر مجازی محیط کاری مجازی است که در آن تیم‌ها می‌توانند با همکاران خود ارتباط برقرار کنند، در پروژه‌ها همکاری کنند و فرهنگ شرکت را ارتقا دهند و در آن سهیم باشند.
یک فضای کاری مجازی به تیم‌ها اجازه می‌دهد بدون توجه به اینکه در کجای دنیا هستند به صورت مجازی، باعث پیشرفت خود و شرکت شوند.
چرا باید به یک دفتر مجازی سوئیچ کنیم؟
فضاهای کاری مجازی زندگی روزمره کاری تیم های دورکار و ترکیبی و توزیع شده را بهبود می‌بخشند. بدون دفاتر مجازی، بسیاری از شرکت‌ها با چالش‌هایی نظیر احساس دلزدگی و خستگی از شرکت، سردرگمی در استخدام کارمندان جدید و ایجاد ارتباطات مناسب با کارمندان در حین کار در خانه دست به گریبان خواهند شد.
هر فرد که تابحال دورکاری را تجربه کرده است دور می‌داند که نشستن دائم پشت میز برای انجام وظایف بدون اینکه امکان برقراری ارتباط با همکاران را داشته باشیم، چقدر خسته‌کننده است.
برای بسیاری، خستگی اینچنینی یک مشکل واقعی است، تا جایی که برخی از کارمندان دوربین لپ‌تاپ خود را خاموش می کنند و به جای تمرکز بر موضوع مورد نظر، روی پروژه های دیگر خود کار انجام می دهند.
این موضوع عمدتا ناشی از یک محیط کاری غیرطبیعی است. انسان‌ها ترجیح می‌دهند تمام حالت‌های چهره‌شان روی صفحه نمایش و برای همه افراد دیده نشود.
از طرفی هنگامی که دوربین بسته می‌شود، دریافت نشانه‌های غیرکلامی، مانند زبان بدن، سخت می‌شود، که خود باعث می شود مغز ما مجبور به کار اضافه‌تری باشد تا بتواند با مکالمات هماهنگی داشته باشد.
از سوی دیگر، کارمندانی که در یک محیط اداری فیزیکی کار می کنند نیز با مشکلات روزمره به نحو دیگری مواجه هستند.
کارمندان ساعت‌های زیادی را با رانندگی به محل کار خود و برگشتن به محل کار خود از دست می‌دهند. با افزایش سرسام‌آور قیمت اتوموبیل و لوازم یدکی آن گاهی اوقات از لحاظ اقتصادی با این شرایط کارنکردن بیشتر از اینگونه کار کردن برای کارمند صرفه اقتصادی دارد.
اما تنها مساله اتلاف زمان و پول افراد نیز نیست. افراد زمانی که به خانه می‌رسند خستگی راه را دارند و مجبورند برای حفظ تعادل زندگی و کار خود مبارزه شدیدی را تحمل کنند.
این موارد را در کنار این موضوع قراردهید که کارمندان در محیط غیرمجازی برای تکمیل هر چیزی لازم است چه مقدار وقت و انرژی صرف کنند و فرم‌های زیادی را تکمیل کنند، که باعث مشکلات روانی و اضطراب می شود.
با یک فضای اداری مجازی، کارمندان تمام مزایای حضور در یک دفتر فیزیکی را بدون معایب کار از راه دور دریافت می کنند.
کارکنان از راه دور می‌دانند که نشستن پشت سر هم بدون زمان برای انجام وظایف واقعی‌تان چقدر خسته‌کننده است. برای بسیاری، خستگی زوم یک مشکل واقعی است، تا جایی که کارمندان دوربین خود را خاموش می کنند و به جای تمرکز بر موضوع مورد نظر، روی پروژه های دیگر چند کار انجام می دهند. این عمدتا ناشی از یک محیط کاری غیر طبیعی است. انسان‌ها ترجیح می‌دهند چهره‌شان روی صفحه نمایش بزرگ نشود و نیاز به دوربین همیشه آماده باشد. هنگامی که دوربین بسته می شود، دریافت نشانه های غیرکلامی، مانند زبان بدن، سخت می شود، که باعث می شود مغز ما اضافه کاری کند تا با مکالمه هماهنگی داشته باشد.
حالا که با دلیل وجودی دفاتر مجازی آشنا شدیم، در مقاله بعدی که در ادامه این مقاله منتشر خواهیم کرد به اجزای کلیدی یک دفتر مجازی خوب خواهیم پرداخت و روش‌های عملی پیاده‌سازی و بکارگیری آنها را در کسب و کارها معرفی خواهیم نمود.