دورکاری یا ریموت کار کردن و یا هر اسم دیگری که داشته باشد. مهم این است که قبل از ورود ویروس کرونا به دنیا، برخی از شرکت‌ها این راه را برای کاهش هزینه‌ها و دسترسی آسان به متخصصان در سراسر دنیا و مزایای دیگری که قرار است در این مقاله به آنها بپردازیم، انتخاب کرده بودند.
با وجود این‌که سمت و سوی کسب و کارهای دنیا به ریموت کردن کارها تا حد امکان است، اما هم‌چنان خیلی از مدیران اعتقادی به وجود بهره وری در این مدل از همکاری ندارند و معتقدند که کارمندان در این شرایط کار نمی‌کنند.
سوال این‌جاست که چه نوع کسب‌وکارهایی قابلیت بهره‌مندی از کارمندان به صورت دورکار را دارند؟
برای استخدام افرادی جهت همکاری ریموت، باید به دنبال افراد با چه نوع شخصیتی باشیم؟
زمانی‌که نوع همکاری با کارمندان به‌صورت دورکاری است، آیا لازم است شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری را در مورد آنها تغییر داد؟ چه KPIهایی در این شرایط پررنگ‌تر خواهند بود؟
آیا مدیریت و ارتباط از راه دور با افراد دورکار به تکنولوژی‌های متفاوتی نیاز دارد؟ و یک مدیر در این شرایط به چه مهارت‌های دیگری برای مدیریت بهتر اوضاع نیاز دارد؟
در ادامه به بررسی و پاسخ تک تک این سوالات می‌پردازیم.
آماری از رشد نرخ دورکاری
طبق گزارش Global Workplace Analytics، نرخ دورکاری از سال 2005 به میزان 115% افزایش داشته است.
80% تا 90% افراد به دورکاری حداقل بعضی از روزهای هفته علاقه دارند.
37% افراد حاضرند در ازای کاهش حقوق، دورکاری را انتخاب کنند. و 36% به ازای افزایش حقوق، دورکاری را انتخاب خواهند کرد.
95% از شرکت‌ها،دورکاری باعث حفظ بیشتر کارکنان‌شان شده است.
6 نفر از هر 10 کارفرما، از کاهش هزینه‌های ناشی از دورکاری رضایت داشته اند.
مزایا و معایت دورکاری در کسب‌وکارها
دورکاری در کسب وکارها دارای معایب و مزایایی است که همین خود باعث شده که همیشه تصمیم‌گیری در این زمینه برای مدیریت مشکل باشد. مدیریت بر فردی که به صورت مرتب هر روز به شرکت می‌آيد به نظر خیلی از مدیران کار ساده‌تری است.
بنابراین خیلی از آنها بدون بررسی و درنظرگرفتن معایب و مزایای دورکاری در کسب و کار، این گزینه را نادیده می گیرند. اما با شیوع ویروس کرونا در سال 2021 که کل دنیا را تحت تاثیر قرارداد، تقریبا تمام شرکت‌ها مجبور شدند که این شیوه را امتحان کنند و از مزایا و مضرات این شیوه بیشتر آگاه شدند.
مزایای استفاده از شیوه دورکاری در کسب وکار:
1- کارفرما
حذف هزینه فضای دفتر که از نظر این سایت هر کارمند سالانه 11000 دلار هزینه فضا را به خود اختصاص می‌دهد. و ازطرفی افزایش رضایتمندی و ماندگاری کارمندان را با خود به همراه دارد.
2-کارمند
تعادل بین کار و زندگی، صرفه‌جویی در زمان و پول، حفظ محیط زیست، تمرکز بیشتر به دلیل کم شدن حواس پرتی‌های ناشی از محیط کار، تسلط بیشتر بر محیط کار وکاهش استرس از مزایای دورکاری برای کارمندان است.
هدف از دورکاری
دورکاری که امروزه روز به روز شاهد رشد چشمگیر آن هستیم اهدافی را دنبال می‌کند.
این اهداف عبارت‌اند از:
- کمک به تعادل بیشتر بین زندگی کاری و شغلی افراد.
- افزایش سلامتی و بالا بردن روحیه افراد.
- امکان دستیابی به استعدادهای ویژه در تمامی نقاط.
- کاهش هزینه‌های اجاره دفتر و… .
- بالا رفتن میزان عملکرد کارمندان مرکز تماس.
- صرفه جویی در وقت.
- ایجاد اعتماد و وفاداری دوجانبه.
چه نوع کسب‌وکارهایی قابلیت بهره‌مندی از کارمندان به صورت دورکار را دارند؟
طبق گزارشی که در سایت hupspot آمده است، این صنایع شرایط دورکاری را دارند:
1-فروش و بازاریابی
2-خدمات مشتری
3-مراقبت های بهداشتی
4-کامپیوتر و فناوری اطلاعات
5-آموزش و پرورش
6-مدیریت (شامل مدیریت شبکه‌های اجتماعی، وبسایت‌ها و..)
برای استخدام افرادی جهت همکاری ریموت، باید به دنبال افراد با چه نوع شخصیتی باشیم؟
سایت entrepreneurt به شش ویژگی برای افرادی‌که برای دورکاری مناسب هستند اشاره می‌کند:
1- خود انگیخته
افرادی که بدون نیاز به این‌که آنها را مدام زیرنظر داشته باشید، خودشان بر کار خود به بهترین شکل مدیریت می‌کنند
2-منضبط
افراد منضبط می‌توانند با اولویت‌بندی درست کارها و تعیین مهلت انجام کارها، تسک‌ها را به‌موقع انجام دهند و مقرراتی که خودشان برای کارشان تعیین می‌کنند به آنها اجازه نمی‌دهد که وسط کارهای مربوط به شرکت، به کارهای شخصی بپردازند.
3.داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی
برای برقراری ارتباط با ایمیل، تلفن و یا هر ابزار دیگری با سایر اعضای تیم و مدیریت، لازم است که افراد دارای مهارت‌های ارتباطی بالایی باشند تا به سرعت از راه دور متوجه وظایف، اهداف و استراتژی‌ها شده و راهکار مورد نظر را به درستی انتخاب و اجرا کنند.
4. دارای سابقه دورکاری
افرادی‌که قبلا در این مدل همکاری تجربه دارند، مشخصا بسیار راحت‌تر و سریع‌تر می‌توانند با شرایط خود را هماهنگ کنند و درراستای اهداف شرکت مسلط‌‌تر گام بردارند.
5.پاسخگو
مطمئنا هیچ کارفرما یا مدیری آنقدر زمان برای زیرنظر گرفتن یا تعقیب یک نیرو را ندارد که مدام او را فالو کند که تسک‌ها به چه صورتی پیش می‌رود. اما انتخاب یک فرد با مسئولیت‌پذیری بالا خود این نیاز را ازبین می‌برد. هرچند گزینه خوبی خواهد بود که حتما در طول زمانی که کارمند متعهد است سرکار باشد، به راحتی چه از طریق تلفن، ایمیل یا… دردسترس و پاسخگو باشد.
6- ماهر و باهوش
خب مسلما کسی‌که باید زمان زیادی را پای کامپیوتر به انجام کارها به صورت دورکاربپردازد باید آنقدر مهارت لازم برای استفاده از تمامی اپلیکیشن‌ها، ابزارهای ارتباطی و برنامه‌هایی که شرکت برای انجام این کارتیمی درنظر گرفته را به‌خوبی بشناسد و مسلط باشد.
آیا لازم است شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری را تغییر داد؟ چه KPIهایی در شرایط دورکاری پررنگ‌تر خواهند بود؟
پاسخ این سوال آنقدر گسترده است که سایت remote.co با نظرسنجی از تعدادی از شرکت‌های مهم دنیا، به هزاران پاسخ رسیده است.یعنی هر شرکتی بسته به شرایط کاری، نوع کار، شخصیت فرد و چندین پارامتر دیگر شاخص‌های متفاوتی را درنظر گرفته است. با مراجعه به این سایت می‌توانید نظرات مدیران زیادی را در این زمینه مطلع شوید.
اما آنچه که در عکس زیر هم به خوبی پیداست، مهم‌ترین دلیل موفقیت مدیریت یک تیم دورکار است و آن “اعتماد” است.
آیا مدیریت و ارتباط از راه دور با افراد دورکار به تکنولوژی‌های متفاوتی نیاز دارد؟
1-اینترنت با سرعت بالا
2-فضای ابری مناسب
نمونه‌های رایگان و مورد اعتماد مثل DropBox و Google Drive
3-پلتفرمهای آنلاین مدیریت پروژه مثل موارد زیر:
Slack
Trello
Taskolo
و انواع پیشرفته‌تر آن شامل:
Scrum Desk
نرم افزار تیم کمپ
ابزارهای بیشتر در این سایت
4- ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین
Skype، Whatsapp Group Call و Zoom ,skyroom, rubru.me
5-VOIP
استفاده از این ابزار تا مکالمات تلفنی از طریق اینترنت انجام شود و در کاهش هزینه‌ها بسیار موثر است.
یک مدیر در این شرایط به چه مهارت‌های دیگری برای مدیریت بهتر اوضاع نیاز دارد؟
هر مدیری باید مهارت‌های موردنیاز یک مدیر را داشته باشد. اما مهارت‌هایی که در شرایطی که لازم است نیروهای دورکار را مدیریت کند، ممکن است به آنها افزوده شود. از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
نمایش و پاداش به‌موقع تیم با ابزارهای پیغام‌های گروهی
آشنایی کامل با نرم‌افزارهای مدیریت تسک‌ها
فرهنگ‌سازی تیم ، از آن‌جا که این روش تیم ورک، شیوه‌ای متفاوت با آنچه قبلا تجربه کرده‌اند، بوده وظیفه و مهارت مدیر است که فرهنگ‌سازی لازم را انجام دهد.
تعیین deadlineهای درست و منطقی برای کارکنان، با توجه به شرایط کاری
آشنایی نسبی با روانشناسی! چرا؟
خب اگر با این مورد آشنا باشد، می‌تواند ویژگی‌های موردنیاز یک فرد مناسب برای دورکاری را به خوبی تشخیص داده و یک تیم مناسب و متعهد را تشکیل دهد.
اگر به این نتیجه رسیدید که دورکاری گزینه مناسبی برای مدیریت کسب و کار شماست، به گزینه داشتن دفترکارمجازی هم فکر کنید. این راهکار هم به خوبی می تواند به مدیریت هزینه‌های شما کمک کند. داشتن سامانه تلفن گویا و اتومات سازی بخشی از فرایند کسب‌وکار همگی جز مواردی است که در دورکاری به کار می آید. سوالات خود را از مشاوران تلیرکو بپرسید.
آشنایی با گزارش کار دورکاری و ابزارهای آن
ابزارهای دورکاری
برای آنکه بتوانید عملکرد کار خود را در این حوزه بالا ببرید نیازمند استفاده از ابزارهای مخصوصی هستید تا به کمک آن تمام فعالیت ها را به خوبی مدیریت کنید.
ابزارهای لازم برای انجام دورکاری به شرح زیر می‌باشد:
- مایکروسافت آفیس: با کمک این پلتفرم شما می‌توانید به همکاران خود ایمیل بزنید و در مورد یک پروژه با یکدیگر به بحث و گفت و گو بپردازید.
- زووم: اگر برای دورکاری نیاز به تشکیل جلسات به صورت ویدیو کنفرانس دارید بهترین گزینه برای استفاده از ابزار زووم می‌باشد.
- اسکایپ: اسکایپ یک برنامه و ابزار بسیار کاربردی در دورکاری به حساب می‌آید.
گزارش کار دورکاری
در مشاغل دولتی که به هر علت مجبور به دورکاری شده‌اند مطابق آیین نامه آن هر یک از مدیران واحد مورد نظر موظف است که بعد از هر دوره گزارش کاملی در مورد میزان عملکرد افراد و همچنین نحوه پیشرفت امور به کارگزار اجرایی ارسال کند.
علاوه بر آن هر یک از دستگاه‌های اجرایی وظیفه دارد تا گزارش های سالیانه را در مورد فعالیت‌های انجام شده به معاونت توسعه مدیریت ارسال کند. بنابراین گزارش کار دورکاری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
ماژول دورکاری
ماژول دورکاری به معنی آن است که می‌توانید به کمک یک گوشی تلفن همراه به راحتی کار خود را در هر کجا که هستید انجام دهید، برای همین امروزه نرم افزارهایی طراحی و تولید می‌شود که به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید از راه دور اموری مانند کارهای حسابداری و… را به بهترین نحو انجام دهند.
مرکز تماس دورکار | چگونه با کمک ماژول دورکاری، مرکز تماس خود را مدیریت کنید؟
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، و همچنین فراگیر شدن ویروس کویید-19، افراد بیشتر و بیشتری ترجیح می‌دهند که فعالیت‌های شغلی خود را به کمک ماژول دورکاری و از طریق مراکز تماس دورکاری، انجام دهند. اما بسیاری از افرادی که تصمیم می‌گیرند با کمک یک ماژول دورکاری، مرکز تماس دورکاری خود را مدیریت کنند، از چالش‌های این مسیر و نکاتی که باید در نظر بگیرند اطلاعات کافی ندارند. در این مقاله، ما توصیه‌های مهمی را با شما خوانندگان عزیز در میان می‌گذاریم که در مدیریت مرکز تماس دورکاری به شما کمک خواهند کرد.
توصیه‌هایی برای مدیریت مرکز تماس دورکاری
1.حس هدفمندی را در تیم تقویت کنید.
مدیرانی که از طریق ماژول دورکاری فعالیت می‌کنند، باید بتوانند بر روی عملکرد کارمندان نظارت دقیقی داشته باشند و بازخورد‌ها و توصیه‌های‌شان را با کارمندان در میان بگذارند. اما زمانی که صحبت از مدیریت یک مرکز تماس دورکاری در میان باشد، این کار چندان هم ساده نیست. این حال، ما برای این موضوع راه حلی داریم. نرم افزار‌ها و ابزارهایی وجود دارند که ارتباط دو طرفه شما و کارمندان را امکان‌پذیر می‌کنند. از جمله نرم افزار scorebuddy.
از طریق راه اندازی آنها، می‌توانید بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشید و حس هدفمندی آنان را تقویت کنید.
2.روابط را تقویت کنید.
تقویت روابط، یکی از اصول اساسی مدیریت مرکز تماس دورکاری است. فقط از این طریق می‌توانید در یک مرکز تماس دورکاری، بین اعضای تیم اعتماد ایجاد کنید، روحیه همکاری را در تیم تقویت کنید. در ذیل، چند مثال از موقعیت‌هایی که شما به عنوان مدیر می‌توانید برای تقویت ارتباط کارکنان ایجاد کنید، ارائه می‌دهیم:
روابط رو در رو: ارتباط رو در رو یکی از بهترین روش‌های تقویت ارتباط بین اعضای تیم است. البته این روش گاهی امکان پذیر نیست. برای مثال در حال حاضر که جهان با کووید-19 درگیر است، امکان ارتباط رو در رو شاید وجود نداشته باشد. اما در صورت امکان، سعی کنید موقعیت‌هایی برای اعضای تیم مرکز تماس دورکاری خود به وجود آورید که گاهی با یکدیگر ارتباط رو در رو داشته باشند.
تماس تصویری: در تماس‌های تصویری، ارتباط بین اعضای تیم بسیار سریع تر و آسان تر است و همچنین امکان بروز سوءتفاهم در صحبت‌ها، کاهش پیدا می‌کند. در یک مرکز تماس دورکاری، برای اتخاذ تصمیم های مهم یا حل کردن مسائل، حتما از تماس تصویری و یا ارتباط رو در رو استفاده کنید.
ایمیل: ایمیل، برای موقعیت‌هایی که قصد دارید اطلاعات ساده‌ای را با اعضای تیم در میان بگذارید و نیاز چندانی به دریافت بازخورد آنها ندارید، روشی مناسب است.
3.از تکنولوژی در مسیر درست استفاده کنید.
تکنولوژی ابزاری بسیار قدرتمند برای مدیریت مرکز تماس دورکاری است. اما این حال، باید با اعضای تیم تان برای استفاده از یک تکنولوژی واحد، به توافق برسد.
برای مثال، اگر از پلتفرمهای مختلف (مثل سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف) برای ارتباط با اعضای تیم استفاده می‌کنید، بهتر است با اعضای تیم‌تان توافق کنید که برای هر کاری تنها از یکی از پلتفرم‌ها استفاده شود. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم‌تان می‌دانند که برای هر کاری، مثلا به اشتراک گذاشتن اطلاعات، حل مسائل، تصمیم‌گیری، تقویت ارتباط، و… باید از کدام یک از پلتفرمهای موجود استفاده کرد. به این صورت، آنها به طور دقیق خواهند دانست که از هر کدام از پلتفرم‌ها، دقیقا چه زمانی و برای چه کاری استفاده کنند.
اگر از اپلیکیشن‌ها و پلتفرمهای مختلف استفاده می‌کنید، آموزش‌هایی برای استفاده از آنها را در اختیار اعضا بگذارید.
از هر کدام از اعضای تیم بپرسید که شخصا چه روشی را برای ارتباط ترجیح می‌دهد: ایمیل، واتساپ، تماس تلفنی، یا … . به این صورت راحت تر می‌توانید با هر کدام از اعضای تیم در ارتباط باشید.